現(xiàn)行的外貿(mào)溝通方式，大家主要是在用：電子郵件來(lái)和客人進(jìn)行溝通的。我在這里就很多人常常不知道怎樣寫(xiě)好第一封推銷(xiāo)電郵給買(mǎi)家，及怎樣來(lái)回復(fù)買(mǎi)家的查詢(xún)郵件做些文字說(shuō)明。

第一封外貿(mào)推銷(xiāo)郵件在外貿(mào)業(yè)務(wù)中可能就如我們和陌生人交往時(shí)彼此之間留下的第一印象。有些人就能夠給別人留下好印象，有些人給別人留下不好印象。這印象好與壞，其實(shí)我們每個(gè)人只要真正注意，也能夠做到完滿(mǎn)的結(jié)局。

那么，我們第一次和陌生人的買(mǎi)家郵件交往中怎樣能給買(mǎi)家?guī)?lái)好的印象呢？我想，我們要做好這個(gè)最重要的準(zhǔn)備工作：對(duì)自己的產(chǎn)品要百分百熟悉，特別是自己要推銷(xiāo)的某種新產(chǎn)品，對(duì)其必須要做全方位的深入了解。我們不妨問(wèn)這些問(wèn)題：這次我們要給買(mǎi)家介紹的是何種產(chǎn)品及推銷(xiāo)該產(chǎn)品的哪個(gè)賣(mài)點(diǎn)？我們的賣(mài)點(diǎn)會(huì)不會(huì)是很多同行都在推銷(xiāo)的？我們的賣(mài)點(diǎn)是不是現(xiàn)在這個(gè)客人需要的？或會(huì)不會(huì)是客人未來(lái)需要的？然后再來(lái)電函寫(xiě)作。在知道這些問(wèn)題答案后，我們下面來(lái)研究寫(xiě)第一封英文函電時(shí)要注意哪些細(xì)節(jié)，哪些是比較適用的，有效的方法。

寫(xiě)第一封英文函電，首先我們必須有個(gè)好的標(biāo)題。吸引買(mǎi)家注意的標(biāo)題，這樣買(mǎi)家才有可能打開(kāi)看我們的郵件。就象我們第一次和人見(jiàn)面，要將自己裝扮的漂亮點(diǎn)，帥一點(diǎn)，精神點(diǎn)一樣，來(lái)吸引大家。哪些標(biāo)題才算吸引人，我想大家不妨去看看Yahoo上的產(chǎn)品推銷(xiāo)廣告（其實(shí)很多英文網(wǎng)站都可以看到），看看人家老外用何種標(biāo)題來(lái)推銷(xiāo)他們的產(chǎn)品的。仔細(xì)研究一下，我想就知道了。很簡(jiǎn)單，只要我們COPY他們自己習(xí)慣的做法就OK。

其次我們必須簡(jiǎn)單扼要，一目了然。推銷(xiāo)的文字不要多，不要太長(zhǎng)。記住：越簡(jiǎn)單越好。簡(jiǎn)單最美。但是不要因?yàn)楹?jiǎn)單而忘記自己產(chǎn)品的賣(mài)點(diǎn)。通常我們是這樣來(lái)寫(xiě)的：

第一段：簡(jiǎn)明扼要的告訴客人我們?cè)鯓拥弥枨笮畔ⅲ詈檬且痪湓?huà)就OK。

第二段：簡(jiǎn)單扼要的告訴客人我們是該產(chǎn)品的專(zhuān)業(yè)生產(chǎn)商或供應(yīng)商，我們有上乘質(zhì)量及具有競(jìng)爭(zhēng)力的價(jià)格?，F(xiàn)特別推薦我們的新產(chǎn)品，暢銷(xiāo)的一品種來(lái)給客人。最多不要超過(guò)兩句話(huà)。

第三段：詳細(xì)地描述所推薦產(chǎn)品，越全面越好。通常是對(duì)產(chǎn)品品名，性能，材料，F(xiàn)OB/CIF價(jià)格，產(chǎn)品規(guī)格，包裝規(guī)格，技術(shù)參數(shù)，付款方式，生產(chǎn)時(shí)間，樣品提供情況等每一環(huán)節(jié)要做詳細(xì)介紹，但也不能太累贅。

第四段：希望能夠得到客人的評(píng)價(jià)及回復(fù)，如有任何疑問(wèn)，歡迎隨時(shí)溝通，我們便在第一時(shí)間給予客人的回復(fù)。最好是一句話(huà)。

第五段：一句話(huà)，那就是我們公司的詳細(xì)聯(lián)系方式，最好含有公司的電子郵件地址，公司的網(wǎng)頁(yè)。方便客人更好回復(fù)及更多對(duì)我們的了解。

而往往我們很多人問(wèn)題就是太多的文字來(lái)說(shuō)明我們自己的公司背景，其實(shí)這是很大的敗筆。因?yàn)椋I(mǎi)家每天收到很多推銷(xiāo)郵件，很少有時(shí)間來(lái)研究你的公司背景。買(mǎi)家常常將繁瑣的文字做垃圾郵件來(lái)處理，可能不看我們辛苦寫(xiě)的長(zhǎng)長(zhǎng)推銷(xiāo)郵件。買(mǎi)家何時(shí)才會(huì)研究我們公司的背景呢？可能是在想和我們真正發(fā)生業(yè)務(wù)合同時(shí)，才會(huì)用時(shí)間研究我們公司的背景資料。一旦，買(mǎi)家研究我們公司的背景，可能那是一個(gè)好的訊息：買(mǎi)家可能要向我們購(gòu)買(mǎi)產(chǎn)品了。然而，到這種地步不可能是第一封郵件能做到的，也不是第一封郵件要去做的。